Passende planningen zijn onhaalbaar

004-Thumbnail vlinders

Wij ICT-ers hebben bepaald een reputatie hoog te houden waar het gaat om het schromelijk overschrijden van afgegeven planningen.
En je zou het niet verwachten van een beroepsgroep die bekend staat als niet-erg-uitbundig en wel-erg-exact, maar die overschrijdingen komen vaak voort uit een overmaat aan optimisme en een tekort aan elementair statistisch inzicht.
Of eigenlijk: aan toepassing van dat elementaire statistische inzicht.
Want de onderliggende principes zijn algemeen bekend en heel eenvoudig.
 
Stel voor het gemak dat je een project hebt met twee activiteiten op het kritieke pad, dus met twee activiteiten die de minimale lengte van het traject bepalen; loopt een van beide uit, dan schuift de einddatum naar achteren.
En stel nu ook dat deze activiteiten elk een kans van 90% hebben om op tijd te worden afgerond.
Dan is de kans dat de minimale trajectlengte wordt gehaald 0,9 x 0,9 = 81%.
Niets nieuws.
Toch zou je niet graag de mensen de kost willen geven die er gevoelsmatig van uitgaan dat twee activiteiten met elk 90% kans, samen een project maken waarvan de kans op tijdige oplevering nog steeds 90% is.
Bij een project van zeer beperkte omvang is zo’n misvatting nog enigszins te overzien. Bij een toename van het aantal activiteiten wordt het verschil in slagingspercentage echter razendsnel groter.
Zo is voor een project met op het kritieke pad 20 activiteiten, met elk een kans van 90% op tijdige afronding, de totale kans al geslonken tot 0,920 = 12%.
Bij 30 activiteiten tot 0,930 = 4%.
En bij 30 activiteiten met 85% kans tot 0,8530 = 0,8%.
Het beeld zal duidelijk zijn: ‘passende’ projectplanningen, dus planningen die ongeveer zo lang zijn als hun kritieke pad, zijn voor een project van enige omvang in de praktijk zo goed als onhaalbaar.
 
Nu zijn, zelfs bij zo’n ‘passende’ planning, de zaken natuurlijk niet meteen hopeloos als het even tegenzit.
Je hoeft je bijvoorbeeld niet te beperken tot een achturige werkdag. Zoals een gewaardeerde collega in een dergelijke situatie altijd olijk pleegt op te merken: ‘Een dag heeft 24 uur – en dan hebben we de nacht nog!’ Met voldoende werkuren in een dag, voldoende werkdagen in een week en daarbij uiteraard voldoende pizza’s, kun je vaak nog een eind komen.
Maar ook al zou de einddatum in zo’n geval nog worden gehaald, dan geldt dat natuurlijk niet meer voor het afgegeven aantal uren en daarmee voor het budget. Ook de kwaliteit komt vaak onder druk te staan.
Beter is het dan ook om geen ‘passende’, maar een haalbare planning te hebben voor het project.
Een mooie taak voor de verantwoordelijke projectleider. En die zijn er in allerlei soorten en maten.
 
Een aantal typen plannenmakende ICT-projectleiders die je zomaar in het wild kunt tegenkomen:
 
Een kans van 4% is ook een kans
Projectleiders van dit type hebben doorgaans een opgeruimde natuur en een optimistische instelling.
Ze zijn zich er wel van bewust dat het allemaal best een beetje moeilijk kan gaan worden, maar ze  geven de moed niet op. Ben je gek!
Hoop verloren, al verloren!
Vergelijk het met het winnen van de Staatsloterij; ook dat gebeurt immers voortdurend in dit land!
(En dat is zo, maar wel minder vaak dan we met zijn allen jarenlang hebben aangenomen.)
Dit type projectleider blijft het zonnig inzien totdat het tegendeel wordt bewezen.
Helaas gebeurt dat uiteindelijk in zo’n 96% van de gevallen.
 
Een iets ander type kansberekenaar is de volgende:
 
50% kans
Deze projectleider, van de flegmatieke soort, beschouwt het al dan niet halen van een deadline vooral als toeval. Een kans van 50%: je haalt ‘m of je haalt ‘m niet. (Hiermee ontmaskert deze plannenmaker zich meteen als iemand die beter had moeten opletten tijdens de lessen statistiek, maar dit terzijde.)
Een mislukking trekt deze projectleider zich niet persoonlijk aan. Hier zijn immers krachten aan het werk die een mens niet kan doorgronden.
Jammer maar helaas, nieuwe ronde nieuwe kansen, en volgende keer beter.
 
Een heel ander geval is het volgende type:
 
Als ze het zo willen, dan kunnen ze het krijgen ook
‘Ik heb het al honderd keer gezegd: die deadline is totaal onrealistisch. Maar luisteren, ho maar! Nou, ze kunnen het krijgen zoals ze het hebben willen. Mijn verantwoordelijkheid is het niet!’
Hier spreekt de verongelijkte projectleider. Die het misschien inderdaad al honderd keer heeft gezegd, maar vaak voornamelijk binnensmonds, of alleen tegen zijn maatjes bij de koffieautomaat, of misschien zelfs wel eens in een vergaderzaaltje, maar dan met de deur goed dicht.
Hij weet wel dat hij de opdracht eigenlijk terug zou moeten geven – want het is zijn verantwoordelijkheid natuurlijk wel – maar ja, da’s ook weer zo wat en de schoorsteen moet ook roken. Dus gaat hij door, mopperend en klagend.
Eén ding is zeker: aan het eind krijgt hij altijd gelijk.
Want als de projectleider er al geen greintje vertrouwen in heeft, zijn de kansen voor een project sowieso verkeken.
 
Lijnrecht daartegenover staat het volgende type:
 
Ik voel het gewoon: dit keer gaan we het halen!
Aan het woord is de projectleider die het helemaal ziet zitten. Het is weliswaar al een paar keer misgegaan, maar dit project wordt wel een succes! Hij voelt het gewoon aan alles.
Hij heeft de planning al klaar en die loopt precies tot aan de vereiste deadline. Dus dat is mooi. De door de experts geraamde uitvoeringsuren moesten daarvoor wel worden gehalveerd, maar die ICT-ers zijn altijd van die negatievelingen, dus dat zal echt geen probleem zijn. Wat hem betreft: gaan met die banaan!
Deze projectleider is een joviaal type, tenminste, zolang de opleverdatum nog ver verwijderd is.
Komt die dichterbij, dan wordt het een ander verhaal. Want het is weliswaar vreselijk dat de werkzaamheden zo uitlopen, maar zijn schuld is het niet! Blijkt-ie namelijk opgescheept te zitten met een team vol amateurs die de geplande uren regelmatig overschrijden met 100 procent! Echt hoor, heeft hij weer.
In het zicht van de deadline wil zo’n projectleider zich nog wel eens ontpoppen als een gevalletje ‘als ze het zo willen, dan kunnen ze het krijgen ook’ of een type ‘50% kans’, maar waarschijnlijker is dat hij plotseling elders ‘een nieuwe uitdaging’ vindt.
‘Jee jongens, ik vind het zo vervelend dat ik jullie moet verlaten net nu we bijna klaar zijn, maar ik ben ervan overtuigd dat mijn opvolger het ook fan-tas-tisch zal doen. En dit is een kans die ik echt niet kon laten lopen.’
Ja.
Snappen we.
 
En dan is er nog deze:
 
Het zekere voor het onzekere
Dit is de projectleider die alle risico’s wil uitbannen.
Hij heeft zijn inhoudelijk deskundigen bij het maken van de urenramingen gemaand om toch vooral voldoende marge in te bouwen, maar vermenigvuldigt de door hen aangeleverde uren vervolgens zelf ook nog maar eens met een flinke factor. Die ICT-ers zijn immers altijd van die positievelingen.
Flink wat slack tussen de activiteiten, dan nog wat zaken die waarschijnlijk niet hoeven te worden uitgevoerd, maar die hij voor de zekerheid toch maar liever opneemt, en het eindresultaat dan nog minstens maal anderhalf, want je weet maar nooit.
Een projectleider van dit type heeft niet veel gehaalde deadlines te vieren, want als de opdracht überhaupt nog gegeven wordt, dan meestal niet aan hem. En krijgt hij de opdracht wel, dan komt het uiteindelijk toch niet van een feestje, omdat de afnemende organisatie tegen die tijd allang is overgegaan tot de orde van een heel andere dag.
 
De meest voorkomende soorten plannenmakers hebben we hiermee wel gehad. Er is echter nog een variant die hier niet onvermeld mag blijven:
 
Met de feiten en onzekerheden op een rijtje, heb ik er vertrouwen in
Dit is de realistische projectleider.
Hij is iemand die voor urenramingen waar mogelijk gebruik maakt van eerdere ervaringscijfers, tenminste, als die voldoende representatief zijn voor de huidige projectactiviteiten en – net zo belangrijk – voor de huidige teamleden.
Bij door zijn experts afgegeven uren verwacht hij een grondige onderbouwing en hij stelt kritische vragen als die uren hem te hoog lijken, maar hij zal deze aantallen nooit verlagen zonder dat ook daar argumenten voor zijn, en dan nog uitsluitend in overleg met degene die de activiteiten moet uitvoeren.
Deze projectleider begrijpt dat in iedere projectplanning tijd moet worden ingeruimd voor de onvermijdelijke tegenvallers. Hij gaat er niet van uit dat die wel weer door meevallers zullen worden gecompenseerd, omdat hij weet dat zaken nu eenmaal vaak wel vanzelf fout gaan, maar slechts zelden vanzelf goed.
Het halen van de mijlpalen die vroeg in het traject liggen, vindt hij net zo belangrijk als de mijlpalen later. Daarmee voorkomt hij dat al in het beginstadium een onoverbrugbare achterstand wordt opgelopen.
Van zijn medewerkers verwacht hij uiteraard dat ze hard werken, maar overwerk, en zeker structureel overwerk, vermijdt hij zoveel mogelijk.
Verder kunnen zijn teamleden erop rekenen dat hij ze voortdurend ondersteunt, motiveert en stimuleert om ook in moeilijke tijden door te zetten, maar dat ze door hem ook serieus worden genomen als ze aangeven dat een eerder plan echt niet langer realistisch is. En dat hij dan op zoek gaat naar alternatieven.
En door dit alles weet deze projectleider resultaten te behalen die anderen niet voor mogelijk hadden gehouden.
 
Iedereen die met project-einddatums te maken krijgt, zou moeten weten door welk type projectleider die zijn verstrekt.
Dat geldt zeker voor de opdrachtgever.
Want ballonnen en confetti inkopen voor de feestelijke ingebruikname, dat kan natuurlijk altijd, maar bij het huren van een zaaltje kan het reuze handig zijn om te weten of je beter ook een annuleringsverzekering kunt afsluiten of dat je dat met een gerust hart achterwege kunt laten.
 
004-Vlinders
De onderliggende processen zijn echt wel bekend,
toch klopt het totaalplaatje niet

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

You may use these HTML tags and attributes:

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>