Pieken op het juiste moment

015-Thumbnail taart
‘Zeg, heb jij zo even?’
‘Nee, sorry! Gekkenhuis, want binnenkort deadline. Daarna heb ik weer alle tijd voor je, oké?’
‘Ja joh, tuurlijk, ik hou je niet langer op! En succes!’

Deadline binnenkort? Dan is het drukdrukdruk en heb je verder nergens tijd voor.
Weten we allemaal en vinden we logisch – de meesten van ons in ieder geval.

Maar laten we in een willekeurig, tamelijk normaal werktraject, met een in principe haalbare planning, eens kijken naar de bestede uren en de productiviteit, ervan uitgaande dat die beide kunnen variëren van nul tot maximaal.
Maximaal geeft hier het uiterst haalbare aan. Voor sommige mensen is dat misschien de lengte van een normale werkdag, maar dan wel met hartslag 180. Voor anderen is het 12 uur werken per dag, of 18 uur gedurende een korte periode – of 24 uur natuurlijk.
Ergens tussen nul en maximaal ligt optimaal. Voor de bestede uren houdt dat in dat ze binnen een normale werkweek passen, en voor de productiviteit dat je resultaat levert in een tempo waar de betrokkenen (projectleider / opdrachtgever / gebruikers / collega’s / jijzelf /…) tevreden over zijn en dat je heel lang kunt volhouden.

015-Beginfase
In zo’n willekeurig werktraject komt de boel in de beginfase rustig op gang. Soms is op dat moment nog niet alles voor elkaar (team op sterkte, werkplekken beschikbaar, autorisaties geregeld, opdracht helder, enzovoorts), maar ook als dat wel zo is gaat het in die eerste periode vaak nog niet meteen volle kracht vooruit.
Was het voorgaande traject een erge slijtageslag, dan geldt dat zeker. Misschien moeten er nog restpunten worden opgepakt; die hadden al klaar moeten zijn natuurlijk, maar dat is nou eenmaal niet gelukt. Mogelijk duiken er fouten op in productie die meteen opgelost moeten worden. En is dat niet het geval (of uiteindelijk achter de rug), dan zijn er vaak nog de verlofstuwmeren en de overwerkuren die toch ook een keer weggewerkt moeten worden.
En verder is iedereen nog een beetje moe en weet men bovendien dat er later in het traject nog hard genoeg gewerkt zal moeten worden, dus zitten niet alleen de bestede uren onder het optimum, maar blijft de productiviteit daar nog bij achter.

015-Middenfase
Na verloop van tijd bereiken de bestede uren het optimale niveau.
En het traject is weliswaar nog lang, maar toch komt het eindpunt al iets meer in zicht. Daardoor neemt ook de productiviteit toe.

015-Eindfase
Als het traject in de eindfase komt, wordt ineens pijnlijk duidelijk dat het werk achter is op schema. In de beginfase is nogal wat tijd verloren en was ook de productiviteit laag, en dat is in de middenfase niet goedgemaakt.
Dat betekent dat er heel wat druk komt te staan op deze eindfase. Een enkele vermetele projectleider durft al snel te beginnen over het intrekken van alle geplande verloven, om het over het toestaan van nieuwe verzoeken al helemaal niet te hebben, en hoewel de teamleden nog tegenstribbelen kondigen ze thuis alvast aan dat er bij het avondeten misschien niet altijd meer op ze gerekend kan worden. En dat het weekend met de schoonfamilie mogelijk ook op losse schroeven komt te staan – ja, heel jammer.
Het aantal bestede uren neemt in deze fase doorgaans fors toe.
Dat geldt niet in dezelfde mate voor de productiviteit. Deze wordt weliswaar meestal groter door de extra uren, maar over het algemeen minder dan je zou verwachten.
Zo heb ik eens in een project gewerkt waar de projectleider op een bepaald moment langdurig, structureel overwerk inplande. Daar was weerstand tegen in het team, want wij vonden dat de achterstand aan de opdrachtgever te wijten was en dat er een andere opleverdatum uitonderhandeld had moeten worden. Dat kwam onze werklust dus niet ten goede. Daar kwam nog bij dat de meeste teamleden zichzelf enigszins begonnen te sparen; wie ’s morgens om 8 uur al weet dat hij er ’s avonds om 8 uur nog zal zitten, en dat voor een periode van minstens enkele weken, kan in de verleiding komen om niet voortdurend volle bak te gaan. Resultaat: ondanks de grote stijging van het aantal bestede uren, een relatief bescheiden stijging van de productiviteit.
Wat in tijden van hevige drukte de productiviteit ook nadelig beïnvloedt, is het grotere aantal fouten. Mensen hebben (of nemen) te weinig tijd om zelf goed over hun activiteiten na te denken, laat staan dat ze even gaan zitten voor overleg met hun collega’s. Verder raken ze ook gewoon vermoeid. Daardoor doen ze de verkeerde dingen of doen ze de dingen verkeerd.
En ontdekken ze nog voor oplevering hun fouten, dan veroorzaken ze er vaak nog meer in een ultieme poging tot tijdig herstel.
Gevolg: de deadline wordt (weer) gemist, of wordt wel gehaald maar met een ondermaats product.
En het volgende traject gaat van start met vermoeide medewerkers, met productieproblemen, met restpunten en met verlofstuwmeren.
De toon is alweer gezet!

Het kan ook anders.
Door eerder te pieken.
Op een moment dat ‘piek’ nog geen ‘paniek’ met zich meebrengt.
Zo bijvoorbeeld:
015-Piek op het juiste moment
Ook een ideaal traject ontkomt vaak niet aan een beginfase waarin de tijdsbesteding lager is dan optimaal; er is meestal wat tijd nodig om op gang te komen. Maar in ieder geval verschijnen de teamleden fris aan de start en zijn er geen achterstanden die nog weggewerkt moeten worden. De productiviteit houdt daarom gelijke tred met de bestede uren, en die bereiken al snel het optimale niveau.
Dan komt het traject in de cruciale middenfase. Het team, dat inmiddels lekker op elkaar is ingespeeld en weet wat er verwacht wordt, gaat nu een buffertje opbouwen. Dit is de periode waarin het hardst wordt gewerkt. Van stress en crisis is geen sprake; daar is, met de eindstreep nog lang niet in zicht, immers geen enkele reden toe. De teamleden nemen dan ook voldoende tijd voor nadenken en onderling overleg, en daardoor maken ze weinig fouten.
Zijn er tegenvallers – en die zijn er in vrijwel ieder traject van enige duur en/of omvang – dan is er ruimschoots gelegenheid om die op te vangen.
Zo is er in de eindfase niet alleen voldoende tijd om de opdracht goed af te maken, maar ook om alles eromheen netjes af te ronden.
En om uitgebreid taart te eten natuurlijk!

En dan wordt ineens dit een normaal gesprekje:
‘Wat zie jij er ontspannen uit!’
‘Ja joh, deadline binnenkort hè. Heerlijke periode altijd. Even bijkomen na de drukte.’
‘Ah, bofferd!
Ik had het kunnen weten natuurlijk; er zit slagroom bij je oor.’

015-Taart

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

You may use these HTML tags and attributes:

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>