Standaarden zijn geweldig – maar waarom worden ze dan niet gevolgd?

014-Thumbnail pootjes van één schaap
Standaarden zijn geweldig, daar hebben we het al eens over gehad: ze zorgen ervoor dat we routinetaken efficiënt en doeltreffend kunnen afhandelen, waardoor we tijd overhouden voor interessantere en belangrijker dingen.
Mooi toch, zou je zeggen.

Maar als de zegeningen overduidelijk zijn, waarom worden standaarden dan toch zo vaak niet gevolgd?
Een aantal mogelijkheden:

Het zijn allemaal anarchistische vlegels en schobbejakken op die ICT-afdeling
Hmm.
Hoewel we op voorhand niets moeten uitsluiten, en enige eigenwijsheid de mens in het algemeen en de ICT-er in het bijzonder zeker niet vreemd is, is het toch de moeite waard nog wat andere verklaringen te overwegen.

Men weet niet dat er standaarden zijn
Kijk, je moet natuurlijk wel heel lang onder een steen hebben geleefd om helemaal niet te weten dat er voor de uitvoering van je werk standaarden bestaan. Daar trappen we dus niet in.
Maar welke standaarden dat dan wel mogen wezen, dat is in menig organisatie een goed bewaard geheim.

Een voor de beroepsgroep representatieve standaarden-schrijver typt kennelijk met een zucht van tevredenheid de laatste punt in zijn document, laat het werkje uit de printer rollen en verwacht dan dat de collega’s kwijlend aan zijn bureau staan om het uit zijn handen te rukken. Daar is dan ein-de-lijk de standaard waar wij zo naar hebben verlangd! Door de intrinsieke genialiteit ervan kan het niet anders of deze zal in een mum van tijd tot in de haarvaten van de organisatie doordringen.
Helaas, standaarden-schrijver.
Eh… en als ik ‘m op het intranet zet dan?
Op de gebruikelijke obscure plaats, bedoel je? Als je weet waar je moet wezen ben je er in zes muisklikken; weet je dat niet, dan duurt het iets langer; die plek?
Jammer, maar ook dat gaat echt niet werken.

Als je nieuwe standaarden maakt, zul je moeten zorgen dat die de doelgroep bereiken.
Dat betekent: de boer op ermee. Presenteren, uitleggen, vragen beantwoorden.
En ja, natuurlijk is publicatie op het intranet ook een goed idee, maar dan als aanvulling op de overige communicatie en uiteraard op een goed vindbare plaats.
Dan maak je wel een kans.
Nou ja, een kansje.

Men weet wel dat er standaarden zijn en ook nog welke, maar ze zijn niet handig
Standaarden kunnen op allerlei manieren onhandig zijn.
Zo worden sommige toegepast in situaties waar ze niet voor zijn bedoeld (laten we zeggen: je krijgt een schaar aangereikt als standaard gereedschap, ook als er een conservenblik moet worden geopend).
Andere standaarden waren ooit uitstekend, maar zijn inmiddels uit de tijd (je krijgt een zeis om het immense gazon mee kort te houden, terwijl de buurman rondscheurt op zo’n gave zitmaaier!).
Weer andere zijn altijd onder de maat geweest, in elke tijd en situatie; de standaarden-schrijver had een slechte dag (of week… of maand…).

Wat er ook aan mag mankeren, bij onhandige standaarden moet er actie worden ondernomen: vervang ze door goede of laat ze vervallen.
En graag een beetje snel.
Ze zijn niet alleen een sta-in-de-weg waar ze juist zouden moeten ondersteunen, maar ze bezorgen de standaard als fenomeen ook nog een slechte naam.

Men weet wel dat er standaarden zijn, ook nog welke en aan die standaarden mankeert niets, maar waarom zou je veranderen wat je altijd al doet?
Wie lekker bezig is met zijn werk, is meestal niet zo geneigd zich in nieuwe standaarden te verdiepen. Laten we wel wezen: we hebben wel wat anders – en vaak ook wel wat leukers – te doen. Voor wat er regelmatig gedaan moet worden, hebben we doorgaans allang een werkwijze gevonden; een persoonlijke standaard, zeg maar. Dus waarom veranderen wat we altijd al deden, het gaat toch goed zo?
Om mensen zover te krijgen dat ze zich aan nieuwe standaarden conformeren, is het duidelijk onvoldoende om die slechts bekend te maken. Dat is zelfs het geval als het hele goede standaarden zijn  – en dat zijn de enige die je moet willen invoeren.
Eerst moeten oude gewoonten worden doorbroken. Dat is een taai proces waarvoor een lange adem nodig is en waarbij er niks anders op zit dan: gewoon doen!

Maar gewoon doen is natuurlijk helemaal niet zo gewoon. Het veranderen van gewoonten is niet voor niks een taai proces waarvoor een lange adem nodig is; het zal krachtig moeten worden gestimuleerd. Door informeren, overtuigen, proberen, voordoen, ondersteunen, aanmoedigen, complimenteren en als het echt niet anders kan: door zachte dwang. (Maarre … alleen als het echt niet anders kan, hè.)
Iets zelf aan den lijve ondervinden doet wonderen. Wat de zoveelste achter-het-bureau-bedachte standaard leek, blijkt dan soms ineens een heel handig hulpmiddel. Wie had dat kunnen denken!
Zo’n moment van veranderd inzicht is zeker een doorbraak, maar niet te snel gejuicht; oude gewoonten zijn hardnekkig. De periode die nodig is om een standaard werkelijk te verankeren in het werkproces, is afhankelijk van onder andere het praktisch voordeel voor de gebruiker, de frequentie waarmee de nieuwe werkwijze opduikt in het dagelijks werk en de mate waarin iemand verknocht is aan zijn oude manier van doen, maar één ding is zeker: die periode is altijd langer dan je denkt.
Meestal zelfs veel langer.
Dus als je denkt dat je er bent, dan moet je vooral nog even volhouden.

Maar wat nou als je standaarden hebt vastgesteld – briljante zelfs, al zeg je het zelf -, ze uitvoerig bekend hebt gemaakt in de organisatie, en het zweet nog op je rug en de blaren op je tong hebt van al je informeren, overtuigen, proberen, voordoen, ondersteunen, aanmoedigen, complimenteren en niet te vergeten: de zachte dwang? Een beetje harde dwang zelfs?
En als je meermalen te horen hebt gekregen dat die nieuwe standaarden helemaal zo gek nog niet zijn?
Maar het ondanks dat alles toch niet gelukt is om de ICT-collega’s volgens die standaarden te laten werken?
Wat dan?

Tja.
In dat geval is er nog maar één conclusie mogelijk: het zijn inderdaad anarchistische vlegels en schobbejakken op die ICT-afdeling.
Allemaal.

Sterkte.

014-Pootjes van één schaap 014-Veel schapenpootjes
Eerst maar eens één schaap over de dam… …daarna volgen er hopelijk meer

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

You may use these HTML tags and attributes:

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>