Stop met doelloos vergaderen

008-Thumbnail stokstaartjes
Weinig ICT-ers veren verheugd op als je ze het woord ‘vergadering’ in het oor fluistert. Een flink aantal zal juist nukkig onderuitzakken. ‘Alweer vergaderen?! Dat doen we al veel te veel!’
Het is een weinig opzienbarende constatering: vergaderen heeft een slechte naam.
Maar is dat omdat we balen van al dat constructieve, zinvolle, doelgerichte overleg?
Of hebben we misschien vooral moeite met een overdosis richtingloos geklets?
 
Voor diegenen onder ons die afkerig zijn van constructief, zinvol en doelgericht overleg zijn de te nemen maatregelen overzichtelijk: in je agenda aangeven dat je voortdurend bezet bent of niet aanwezig, ’s morgens in alle vroegte arriveren zodat je ongezien je werkplek kunt bereiken (geen licht aandoen!) en de vergaderverzoeken die dan toch nog binnenkomen, consequent weigeren.
Het vraagt wat wilskracht en doorzettingsvermogen, maar dan heb je ook wat (de hele werkdag aan jezelf!).
 
Voor veel mensen, waaronder ikzelf, geldt echter dat ze best wat vergaderingen kunnen verdragen.
Maar dan moeten het wel goede zijn, en daar wringt nog wel eens de schoen.
Niet eens zozeer vanwege verbeterpunten in de uitvoering (hoewel ook daar vaak nog wel wat winst valt te behalen), maar vooral omdat het bij het begin al misgaat: waar is zo’n overleg nou eigenlijk voor?
 
We weten het natuurlijk allemaal: net als de andere activiteiten op het werk moeten vergaderingen bijdragen aan het behalen van de organisatiedoelstellingen.
Of er nou voornamelijk informatie wordt gedeeld, oplossingen verzonnen, voortgang bepaald en acties uitgezet of dat de deelnemers er tot aan hun kruin geïnspireerd en tintelend van de werklust weer vandaan komen (ja werkelijk, het is mogelijk): allemaal prima, als zo’n bijeenkomst maar iets nuttigs oplevert. En dan bij voorkeur iets dat ook nog in verhouding staat tot het aantal bestede uren.
 
In de loop der jaren heb ik de stellige indruk gekregen dat niet alle organisatoren van vergaderingen zich afvragen of hun bijeenkomsten daadwerkelijk ergens toe leiden, en waartoe dan wel.
Neem nu het wijdverbreide fenomeen van de reguliere werk-/team-/projectoverleggen. Voor veel collega’s horen die er kennelijk gewoon bij. En gaan we die dus gewoon houden als het weer dinsdagmorgen 11 uur is. Of donderdagmiddag 3 uur. Of, als toppunt van erg, maandagochtend 9 uur.
Zo had ik eens een teamleider die meende dat de werkweek niet beter kon beginnen dan met een gezamenlijke aftrap. Nu wilde het geval dat er in dit team enkele feestvierende twintigers zaten; aardige jongens, dat zeker, en over het algemeen prima collega’s.
Maar niet op maandagochtend.
Dan verkeerden zij namelijk steevast in een toestand van halve bewusteloosheid.
Het is één ding om te accepteren dat een deel van je personeelsbestand structureel zijn kater bij je komt uitzitten, maar dan ook nog verwachten zinvol te kunnen overleggen over ‘resultaten sinds het vorige overleg, plannen voor de komende dagen en andere dingen die we nodig eens samen moeten doornemen’? Sommige aanwezigen wisten nauwelijks hoe ze de afgelopen dagen levend waren doorgekomen, laat staan dat ze nog enig benul hadden van vorige week.
Hun bijdrage bestond dan ook voornamelijk uit ‘eh…’ en ‘nou…’, een beetje krabben op het achterhoofd en wat algemeenheden die nauwelijks verschilden van die van de week ervoor. In zo’n weinig inspirerende atmosfeer en op dat moment in de week hadden ook de nuchtere aanwezigen maar weinig belangwekkends te melden.
Het goede nieuws: het duurde altijd maar kort. En daarna kon de teamleider het puntje ‘werkoverleg’ alweer afvinken voor die week. Goed bezig!
 
Ook op een beter gekozen moment dan maandagochtend 9 uur zijn werkoverleggen niet altijd de onmisbare samenkomsten waarvoor ze nogal eens worden gehouden. Dat bleek wel in een prima functionerend team waarin ik daarna terechtkwam. Met ongeveer tien collega’s in twee aangrenzende kamers, werkzaamheden waarvoor wij elkaar dagelijks nodig hadden en gezamenlijk doorgebrachte lunchpauzes, wisten wij uitstekend waar een ieder mee bezig was en wat er nog moest gebeuren; daar hadden wij echt geen overleg in een zaaltje voor nodig.
Dat kon niet verhoeden dat de teamleider (die een kamer voor zichzelf had) wekelijks een uur voor ons allen inplande, hoezeer wij hem ook op andere gedachten trachtten te brengen. Want wij waren er al snel achter dat wij daar iedere keer weer tintelend vandaan zouden komen, maar dan niet van de werklust.
De bijeenkomst bestond namelijk altijd geheel uit ‘een rondje’, waarin iedereen de teamleider moest vertellen wat hij de voorgaande week had gedaan. Die mededelingen hadden zo weinig nieuwswaarde voor de rest van het gezelschap en werden zo ongeïnspireerd gebracht dat een van de collega’s altijd subiet in slaap viel. Zonder knikkebollen en zonder snurken (voorwaar een benijdenswaardig talent), maar duidelijk zichtbaar. Ieder werkoverleg opnieuw.
Welk doel deze vergaderingen mochten dienen is mij nooit geheel duidelijk geworden, maar kennelijk kon het prima worden bereikt met – en door – een slapende deelnemer.
En geef deze collega eens ongelijk: qua informatieniveau was hij aan het eind van het overleg net zo veel opgeschoten als de wakkere aanwezigen (namelijk: niets) en zijn humeur was ontegenzeggelijk beter dan dat van alle anderen die het vergaderzaaltje verlieten.
 
Hoeveel leiderschap er kon worden genoten van iemand die zich op deze manier liet informeren over wat er überhaupt gebeurde in zijn team, is een kwestie die ik hier verder maar onbehandeld zal laten, maar in ieder geval was dit niet alleen demotiverend maar inefficiënt bovendien. De beschreven manier van overleggen kostte namelijk wekelijks 11 personen x 1 uur = 11 uren.
Zou deze teamleider een uurtje hebben rondgelopen om zijn teamleden te spreken, dan had hem dat niet alleen betere informatie opgeleverd, maar ook nog in veel minder bestede tijd. Want stel dat hij in dat uur steeds gemiddeld 3 mensen tegelijk zou spreken, dan zou dat in totaal 4 personen x 1 uur zijn geweest, dus een winst van 7 uur ten opzichte van de teambijeenkomst.
Om nog maar te zwijgen van de productiviteitswinst door het verdwijnen van onze tegenzin vooraf, en ons pesthumeur nadien.

De ene vergadering pakt wat beter uit dan de andere, dat is nou eenmaal zo en dat is ook niet erg.
Maar vergaderingen die keer op keer tot niets leiden, zullen we daar nu maar gewoon mee ophouden?
De tijd die daarmee vrijkomt, kunnen we goed gebruiken voor vergaderingen die wel een duidelijke doelstelling hebben, of om gewoon lekker door te werken. En af en toe misschien ook voor een gezamenlijk ‘koffiemomentje’.
Niet verplicht, maar voor wie daar zin in heeft.
Want het richtingloze geklets dat dan ontstaat is niet alleen wel aangenaam, maar blijkt vaak ook nog verrassend zinvol.

008-Slapende dieren
Graag minder vergaderingen met ‘het zal mijn tijd wel duren’…

008-Honden
…en ‘mag ik al naar buiten’…

008-Stokstaartjes
…en meer met actieve deelname

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

You may use these HTML tags and attributes:

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>